クラウド導入事例 ハイブリッドクラウド基盤「教務事務システム」

——15年以上にわたってオンプレミスで運用されていた教務事務システムをクラウド化

東京工科大学、日本工学院専門学校、日本工学院八王子専門学校、日本工学院北海道専門学校、東京工科大学附属日本語学校といった1大学、3専門学校、1日本語学校に加え、産学共同の研究機関である片柳研究所を運営する片柳学園。「現代社会の変化に即応し、広く社会に貢献しうる人材を育成する」という教育理念を掲げ、科学技術や芸術の分野において高度化する社会ニーズに応える技術と知性を有する優秀な人材を輩出してきた。

同学園は「理想的教育は理想的環境にあり」との考えから、教育設備の整備にも積極的に取り組んでいる。IT基盤の継続的な強化もその一環だ。法人本部 ネットワークセンターでセンター長を務める鬼丸陽子氏は、「学修成果の可視化システムの構築をはじめ、ITの側面からも、学生一人一人に対し入学から卒業まで一貫したサポートが行えるような環境づくりに注力しています」と説明する。

一方、ITによる学内業務の効率化も推進。従来、紙や人手による作業が中心だった予算管理や購買管理、経費精算といった様々な業務をデジタル化／ワークフロー化することで、ペーパーレス化や作業工数の削減に努めている。

そうした片柳学園のIT改革における最大の取り組みといえるものが、これまでオンプレミスで運用されてきた教務事務システム「KIESSシステム」のクラウド化だ。同システムは約15年前に富士通の教務事務パッケージ「Campusmate」を主軸に構築され、以後、サブシステムの追加による機能拡充を重ねてきた。

クラウド化へ踏み出した理由には、5年に一度行われるハードウェア更改からの脱却があった。ネットワークセンター 参与の森弥氏は、「ハードウェアのリプレースには多大なコストが発生するだけでなく、OSやミドルウェアのアップデートも必須となるため、プログラム改修も余儀なくされます。そうしたリプレースに伴う費用負担や作業負荷を抑制したいと考えていました」と話す。

また、経営層からは「資産を抱えるのではなく、公共料金のように使った分だけ費用を払う仕組みの実現」が求められていたことも、クラウド化の大きな理由だったという。