クラウド導入事例 Webサービス構築「届出管理システム」

——スムーズなシステム開発を支援する充実した機能群と、トラブルのない高信頼性を評価しニフクラを選択

定められた方針のもと、最終的に届出管理システムを運用するためのインフラとして選択されたのが、富士通クラウドテクノロジーズが提供するVMware vSphere®基盤のパブリッククラウドサービス「ニフクラ」だった。

津山氏は、「これまでも当社はニフクラを活用したWeb構築を数多く手掛けており、使い慣れた開発がしやすいサービスであったこと、また、シングル構成でもSLA99.99%の保証稼働率に示されるような安定稼働を実現していることが選択の理由でした」と説明する。

「また、今回の届出管理システムでは寮監や関係企業、保護者にメールを送信する機能が必須でした。ニフクラにはメール配信機能が備わっており、他クラウドサービスのように別途機能を追加せずに済むことも決め手となりました」（津山氏）

開発を担当したグローバルブレインズ SI事業本部 第3システム部 プロジェクトチーフの松永尚美氏も「ニフクラは、証明書をはじめとしたシステム構築に必要な機能が分かりやすくまとまって提供されており、とても開発しやすいサービスです。マニュアルが整備されていることも評価ポイントで、本プロジェクトでも富士通クラウドテクノロジーズに不明点を問い合わせることなく、スムーズに開発を進められました」と付け加える。

今回の届出管理システムの開発で特に重視した機能が、申請内容に対して必ず寮監が確認を行うチェック機能の実装だ。この機能は寮生からの申請があった際に、寮監が画面上でチェックし、承認後に関係者にメールが自動的に送付されるというものである。「Webベースの届出管理システムとなることで、寮監と寮生のコミュニケーションの場が減ることを懸念しました。そこで寮生から申請された内容は仮申請の状態とし、寮監が確認することで本申請として扱う仕様としました。寮監が確認するというアクションを入れることによって、寮監が疑問に思う申請は直接学生と会話し、あえてコミュニケーションできる場を設けるようにしたのです」と稲森氏は説明する。

——ペーパーレス化による業務効率化を実現、ヒューマンエラーの発生も皆無に

2022年の6月から開発環境の準備や設計をスタート、アジャイル開発手法を採用して1スプリントを1～2週間で設定した開発が進められた。そして8月末からのシステム／運用テストを経て、同年10月から届出管理システムの本番運用が開始された。

現在では、寮生からの欠食・外泊申請、および寮監によるチェック、そして関係企業への自動メール送信がすべてシステム上で行われるようになっている。このほかにも、Excelで管理されている寮費に関するデータを取り込み、その内容を保護者にメール送信する機能も実装された。

届出管理システムの導入効果について稲森氏は、「ペーパーレス化が加速したことで寮監や関係企業の事務処理にかかる負担が大幅に軽減されています。また、申請から承認、関係企業、保護者への連絡までタイムラグが発生しなくなり、リアルタイムでの情報共有も実現できています」と評価する。

実際、これまではSAGAいくすとと調理委託先企業でそれぞれ管理表を記入し欠食等の内容を印刷、照らし合わせて間違いがないか確認するという作業が発生していた。しかし、同一データを元に確認が行えるようになったことで、大幅な作業効率化を実現。また、毎月100枚以上にもおよんでいた紙の印刷もなくなった。これにより、確認時のヒューマンエラーの発生も抑制できているという。

「これまでは欠食の有無を申請書からExcelへの手入力で転記していました。その際、月に数件、入力間違いが生じたこともありましたが、今ではそのような間違いは発生していません」（稲森氏）

一方、寮生からも利便性の向上を評価されている。「急な遠征などで欠食が発生する場合でも、スマホからシステムにアクセスし学校内からでも申請が可能になるなど、とても便利になった」といった声が多々、寄せられているという。

ニフクラを活用した届出管理システムの構築により、世界に向かって活躍するアスリートを育成するための快適な住環境を実現したSAGAいくすと。最後に稲森氏は次のように今後の展望を語った。「2024年開催の『SAGA2024 国スポ・全障スポ』に向けて、引き続き寮生の受け入れとともに、日々のサポートをしっかり行える体制を築いていきます。また、今後もグローバルブレインズと富士通クラウドテクノロジーズの支援を受けながら、当寮だけでなく、佐賀県内の他アスリート寮にもこのシステムを展開、現場の業務課題の解決を図るとともに佐賀県のスポーツ振興に貢献していきたいと考えています」（稲森氏）